1. 脱、マンネリ化!今こそ振り返りたい日報の書き方の基礎と有効な活用方法

脱、マンネリ化!今こそ振り返りたい日報の書き方の基礎と有効な活用方法


 日々の仕事の中で「成長したい!」であるとか、「効率化を図りたい!」という方は日報を書いているでしょうか?日報を効果的に使えば、自分の毎日の業務を振り返ることができ、成長につながります。ここでは、日報の基礎と有効な活用方法を説明したいと思います。

日報を書く目的と押さえておきたいポイント3つ

日報を書く目的は業務を「見える化」すること

 なぜ日報を書かなければいけないのでしょうか?それは、日々の業務で自分が何をしたのかを振り返るためです。自分がしたことから、次回の反省点や今回良かった点を見つけ出すのが日報を書く目的となります。

1.業務は具体的かつ詳細に書く

 日報は業務を振り返るものなので、まず、業務を書かなればいけません。この時注意したいのが、「今日は〇〇をした。」と簡単に文章を終わらせるのではなく、具体的に詳細を書き留めることです。数字や、その時の発言などを入れておくと具体性が増すでしょう。

2.うまくいったことをまとめる

 その日の業務で、以前課題としていた部分であったり、今日はうまくいったと自信がもてるものは、うまくいったこととしてまとめておきましょう。成果をまとめておくことでモチベーションアップに繋がりますし、自分の成長度合いを測ることもできます。

3.できなかったことをまとめる

 うまくいったことをまとめたら、できなかった部分もまとめる必要があります。上手く行った部分、できなかった部分に共通して言えるのは、「なぜ?」を明確にする必要があるということです。できなかったのまま終わらせてしまうと、どうしてできなかったのかはわからないので、次回も同じ失敗を繰り返すことになってしまいます。

日報を書く時のちょっとしたテクニック

日報は簡潔にまとめ、短時間で書く

 日報の分量を多くしてしまって長い時間を書くことに取られてしまうと、業務に差し支えが出るだけでなく、考えただけの結果が伴ってくるとも限りません。時間は10分以内など、効率良く書ける時間を決め、行数や文字数にも制限があるといいかもしれません。

「やるべきこと」のリストをつくっておく

 上手くいった部分、いかなかった部分のなぜ?を追求すると、自分が次回の業務でやるべきことというのが明確になると思います。そこで、やるべきことのリストを作成し、それを次回こなすようにすれば、自然と目標に向かって努力できるのではないでしょうか。

日報は誰かに見てもらおう

 上司や同僚の評価があると日報のクオリティが上がるので、日報の制度がないオフィスでも日報は誰かに見てもらうようにしましょう。コメントをもらうことができると、さらに良い振り返りができるのではないでしょうか。





 日報も誰かに言われたら書くのと自発的に工夫して書くのでは将来的に大きな差となって現れてきます。自分のためになると思って意欲的に日報を書くようにしましょう。

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