1. 業務日報の2つの目的を達成するために意識すべき3つのポイント

業務日報の2つの目的を達成するために意識すべき3つのポイント


 その日の業務内容を振り返る内容として、多くの企業で用いられているのが業務日報です。業務日報には、大きく分けて業務の見える化と個人の振り返りの2つの目的があると思います。しかしこれを上手に活用できていない人もいるのではないでしょうか。今回業務日報を書く上で気をつけるべきポイントを3つまとめます。

1. 5W3Hを意識する

 ビジネスで意識すべきことは次の5W3Hです。


Who 誰が、誰と(担当、対象)

What 何を(目的、目標) 

Why なぜ(理由、背景、重要性など) 

When いつ、いつまでに(日程、期限) 

Where どこで、どこへ(場所、行き先) 

How どのように(方法、手段)

How much いくらで(費用、コスト意識)

How many いくつ(数量)


 仕事をする上で、5W3Hを頭に入れておくことは必須だと言えます。これらがをふまえて、自分の仕事がきちんと達成されたのかをまとめることが業務日報に求められます。


 このことを業務日報にまとめる際に振り返ることは、自分の行動のcheckをすることにもつながります。PDCAサイクルのことはご存知だと思いますが、このcheckをきちんとできている人は意外と多くありません。5W3Hを意識した業務日報を書くことで次のアクションにつながるcheckを行うことにもつながるのです。

2. 数字を活用する

 文章で長々と書くよりも、数値化できるものは数値化した方が上司にもきちんと伝わり、アドバイスもしやすくなります。一目見ただけで、結果が分かるため、時間短縮にもつながるのです。

3. 簡潔にまとめる

 一番重要なのは「簡潔に見やすく」まとめることです。業務日報というと、長い方がいいのかと思いがちですが、そんなことはありません。それを読む側にきちんと伝わることが大切なのです。


 あまりに長いと読む側も結局何が言いたいのかを理解するのに時間がかかってしまいます。伝えることを一番意識して、読みやすい文章で簡潔にまとめることがよい業務日報を書くコツです。


最後に

 いかがでしょうか。業務日報を惰性で書いてしまっている人もいるかもしれませんが、きちんと意識することでその後の業務に活かすことができます。一度自分の書いている業務日報を振り返ってみてください。


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