1. 「タスクが溜まっていくばかり…」という人が押さえておくべき優先順位のつけ方

「タスクが溜まっていくばかり…」という人が押さえておくべき優先順位のつけ方




 仕事をする上で段取りをつけることはとても重要です。段取りとはいわば仕事の設計図であり、設計図がなければどんな作業をどのように進めていけばいいかわからなくなってしまいます。しかし、段取りをつけるときに難しいのはたくさんある仕事の一つ一つに優先順位をつけていくことではないでしょうか。ただ納期が近いものから片づけるだけでは正しい段取りのつけ方とは言えません。今回は、優先順位のつけ方を紹介します。

まず考えるのは「影響度」


 締切とともに優先順位を決めるときに重要な尺度となるのは「影響度」です。影響度とは、その仕事をしなかったことで周囲にどれだけの損害を与えるかの度合いです。影響度を量る際には、次のような基準を用います。

・損失…その仕事をしなければどのような損失が出るのか。もしくは出る可能性があるのか。
・範囲…その仕事をしなければ誰に迷惑をかけるのか。個人かチーム全体か、会社全体か。
・独自性…その業務は自分しかできないのか
・進行状況…影響が広がっているのか、それとも止まっているのか。

出典: 影響度で優先順位をつける - 日経ウーマンオンライン


 これらを基にそれぞれのタスクの影響度を考えます。この時に注しておきたいのは、必ずしも一つの仕事をすべて片づける必要はないということです。影響度が低くなった時点で、その仕事を後回しにすることも念頭に置きましょう。例えば、この作業の80%を処理すれば、残りは誰かがやってくれると推測できれば、自分はもっと影響度の高い仕事に取り組んでもよいでしょう。段取りを考えるときには、常に影響度を意識しておくと無駄がなくなります。

作業量が分からなければとりあえずやってみる

 それぞれのタスクの影響度が大体わかったら、締切時期とそれぞれのタスクにかかる処理時間も踏まえて優先順位を決定します。しかし、未経験の仕事であればそれにかかる処理時間がよくわからないこともあるでしょう。そんな時におすすめなのは、全部の仕事に少し手を付けてみるということです。  


 少量であっても、実際に手を動かしてみればその仕事の感覚が分かるというのはよくあることです。ある程度の感触が分かる程度にすべての作業をつまみ食いして、それから優先順位をつけていけばいいのです。上にも書きましたが、一度手を付けたら必ずしもそのタスクを完遂させる必要はありません。複数の仕事があるときには、少しずつ手を出した方が効率が良い場合が多々あるのです。ただし、その際にはそれぞれの作業の進行度が確認できるようにしておくことを忘れずに。

 


 いかがでしょうか?ここから分かることは、作業を始める前に完全な優先順位をつけることなどできないということです。手を動かしながらも、常に先を見据えることが無理のない段取りのつけ方のコツなのです。

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