1. ビジネスメールを使うなら絶対にやっておくべき3つの基本設定

ビジネスメールを使うなら絶対にやっておくべき3つの基本設定

 いろいろな決まりがあって面倒なことが多いビジネスメールですが、基本設定を少し変えれば、それらはとてもスムーズになります。ここでは、そんなビジネスメールを快適にするためのに便利な設定を紹介します。

1. 署名

 ビジネスメールでは文章の最後に差出人の名前や連絡先をのせた「署名」を入力します。よく使う署名はテンプレートとして登録しておくと毎回入力する手間が省けます。

 ビジネスメールに必須の項目は「差出人のフルネーム、会社名、部署名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス」です。必要に応じて「差出人の携帯番号、会社ホームページのURL」などを入力してもよいでしょう。

2. 単語登録

 頻繁に使う言葉は予めユーザー辞書に登録しておけば、入力時間の大幅な短縮に繋がります。オススメは「@いつ」→「いつも大変お世話になっております」のように、単語の頭に「@」をつけることです。アットマークは普通の文章では滅多に使わないので、「@」を押したときにだけ変換機能を使うことができます。

3. フォルダ振り分け

 「そろそろ返信しないと」と思っていたメールがいつの間にか受信ボックスの底に埋もれてしまい、探すのに苦労した経験が皆さんもあるのではないでしょうか。そんなメールも、いくつかのフォルダに振り分けると簡単に整理できます。新たに作るべきフォルダは重要フォルダと処理済みフォルダの2つだけです。

①重要フォルダ
 忘れてはいけないメールや、早めに返信をしないといけないメールなど、重要なメールのためのフォルダです。重要なメールが届いていたら、すぐにこのフォルダに移してなるべく早めに処理します。重要なメールを見逃してしまわないようにすることが大切です。一日に数回、このフォルダを確認する時間を設けてもよいでしょう。

②処理済みフォルダ
 返信済みのメールや読み終わったメールなど、もう読み直す必要のないメールを振り分けるフォルダです。いらないメールはすぐにこのフォルダに移して、 なるべく受信箱や重要フォルダにメールを残さないようにしましょう。一日の最後に不要なメールを処理済みフォルダに移す習慣を付けておけば、すっきりとしたメールボックスに生まれ変わるはずです。



 新しいツールを導入しなくても、少し設定を変えるだけでビジネスメールの効率は上がります。ビジネスメールに割く時間が減れば、その分他の仕事に多くの時間を割けるでしょう。ビジネスマンとは切っても切れない関係のビジネスメール。皆さんも、一度自分のメール設定を見直してみてはいかがでしょうか?

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