1. 「段取り八分、仕事二分」- 次の日に仕事を残さないために、知っておきたい「段取り」のススメ

「段取り八分、仕事二分」- 次の日に仕事を残さないために、知っておきたい「段取り」のススメ

 仕事をする上で、誰しもが一度は「自分は要領悪い」と感じたことがあるのではないでしょうか。今日までに終わらせると意気込んで仕事に臨んだものの、実際は半分くらいしか終わらず残りは次の日に回ってしまう。そうして、自分のやるべき事が溜まっていき、結局予定通りにこなせないということは、課題として認識しつつも陥りがちな状況です。

「段取り力」とは?

 段取り力とは、「先を読む力」と言い換えることができます。先読みとは、どのように仕事を進めれば、早くて効率的になるかというのを先回りし、頭を使って考えるということです。先を読むことによって、どういった不測の事態が起こるのかということも想定でき、現状が全体から見てどのような状況なのか、今後どのような仕事をする必要があるのかを的確に把握できます。

とにかく頭の中にあることを書き出していく

 仕事が思い通りにいかないという人の特徴は、何も考えずに目の前の仕事に取りかかってしまうということでしょう。一方で仕事が思う通りに進む人は、その仕事が完了するまでの自分の動きが頭の中に完全にイメージできているのです。このイメージできているか、いないかが仕事の成果に大きな影響を及ぼします。

 段取り上手になり、仕事をテキパキとこなしていくためには、 自分の取りかかる仕事を推敲する時間をとる必要があるでしょう。推敲する際は、自分が今日取りかかる仕事の優先順位を決めたり、書類を整理したり、社員への指示内容を確認したり、一つずつ手順やポイントを押さえ、文章として書き出していきます。この書き出すという作業が段取り力を鍛える上で重要になるのです。

スケジュールに「山」と「谷」を作る

 段取り上手は1日のスケジュールを組む際、「山」と「谷」を作っています。山というのは、「集中して取り組むタスク」などで、谷とは「あまり集中しなくても良いタスク」というようなものです。人の集中力は長く続かないですし、1日ずっと集中して取り組むタスクをこなしていくことは困難です。

 集中して取り組むタスクをこなした後に、あまり集中しなくても取り組めるタスクがあることで、モチベーションを上手く保ちつつ、仕事をこなしていくことができます。



 「段取り八分、仕事二分」とも言われているように、段取りに時間を割くことで仕事の成果はグッと変わります。気合いや根性だけで仕事をこなしていくのではなく、しっかりとスケジュールを考え、段取りを立ててから仕事に臨むことで、タスクを次の日に残すことなく完璧にこなしていけるようになるのではないでしょうか。

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