1. 革新的なアイディアはこうして生み出せ!ホワイトボードミーティングがもたらす効果と実施のコツ

革新的なアイディアはこうして生み出せ!ホワイトボードミーティングがもたらす効果と実施のコツ

ダラダラ長引く会議に「ホワイトボードミーティング」で終止符を

 忙しい業務の合間に行う「会議」は、できる限り効率良くコンパクトにまとめたい。しかし実際には、「ダラダラと時間ばかり過ぎる」「いつのまにか議題からズレてしまう」というような“ムダ会議”になってしまうケースが多々あり参加者も退屈してしまう。そんな会議ではクリエイティブな意見など全く期待できない。そこで、ムダ会議から脱出するために、はてなやGoogleも実践している「ホワイトボードミーティング」を紹介する。

会議が進まない理由を理解する

 そもそもなぜ会議が進まないのか。問題解決のためには、まず「原因」をしっかりと把握よう。ムダ会議の原因としては、以下のようなものが挙げられる。

 1. 会議が迷走してしまう
 2. 会議が決まらない
 3. 会議で決まったことが実行されない
 4. 会議が長い

 会議のゴールを事前に参加者全員で共有しなければ、途中で議題と関係のない発言が飛出し、最終的には何のための会議か分からなくなってしまう。またせっかく会議で決まったことが実行されないケースもある。このような非効率な進め方は会議をダラダラと長引かせるだけでなく、参加者たちに「会議って意味ないよな」といった「会議」に対するマイナスなイメージを抱かせてしまう。

ホワイトボードを利用して会議をクリエイティブに

 ホワイトボードミーティングとは、文字通りホワイトボードを用いた会議のことである。最大のメリットとしては「会議参加者の注意を一点に集めることができる」ことだ。ホワイトボードなしの会議では、発言者に視線が集中する。発言者が変わるたびに視線があちらこちらに動くことになり、意識が散乱してしまう。その点、ホワイトボードを用いることで参加者の注意が集まり、「ゴール意識」を持ち続けることができるのだ。ホワイトボードミーティングに関して興味深い記述があったので紹介する。

 ”ホワイトボードがない会議で一番問題なのは、問題について話すときに「問題=人」になってしまうことです。ホワイトボードがない状態だと、人を見ながら話すことになってしまいます。そうなるといつのまにやら「この問題はこの人のせいだろ」みたいな雰囲気になりがちです(経験ありますよね?)。

 そこで問題が出たときはホワイトボードにその問題を書き出し、みんながホワイトボードに向かって話すようにしましょう。司会者は(司会じゃなくてもあなたが)誰かが誰かを個人攻撃しはじめたときはホワイトボードに書き出し、必要ならマーカーなどでコツコツとたたきながらみんなの注意をそちらに引くようにしましょう。それだけでだいぶ雰囲気が建設的になります。こうすることで場の雰囲気を「You vs. I」から「We vs. 問題」にシフトさせることができます。”

<出典>
記事:ストレスフリーのホワイトボード術
URL:http://www.ideaxidea.com/archives/2006/08/post_116.html

2006年8月7日 ... ミーティングをするときはいつもホワイトボードを用意してもらっています。これがあると ないとでは参加者のストレスレベルが全然違う、と個人的に思っていますです。 という わけでホワイトボードを使う際に気をつけていることでも書いてみようかな ...

ホワイトボードミーティングのコツ

 ホワイトボードミーティングに関して紹介してきたがただ単にホワイトボードを用いればよいわけではない。より効果的に進めるためのコツをいくつか紹介する。

ホワイトボードはいたるところに配置する
 プロジェクト会議は、なるべく会議室などで行わずにホワイトボードの前で図解を混じえ、問題を整理しながら解決方法を書き込んでいくというスタイルを奨励する。わざわざ会議のアポイントをメンバー間で入れなくとも、「思い立ったら会議」という機動力が大切だ。ホワイトボードをいたるところに設置することで気楽に集まることができ、スピード感のある会議が実現できる。

少人数であれば立って会議をする
 3~5人程度の会議であれば、あまりに重い議題でない限り立ってすることをお勧めする。立つことで、会議中の眠さを回避できるだけでなく、立っているのがつらいため早めに会議を終わらせようという意識になる。早く終わらせようという意識から積極的に会議に参加するようになり、建設的な意見が生まれるのだ。

ホワイトボードの右上には「終了時間」その下に「アジェンダ」を明記する
 人は終わりの見えない作業に対して大きなストレスを感じるもの。終了時間とアジェンダを明記することで、各アジェンダに対する時間配分感覚を共有することができる。一つの議題に対して長々と話続けるということがなくなるのだ。また達成したアジェンダに関しては横線を引き、一つずつ消化していく。こうすることによって着実にゴールに向かっている達成感を得ることができる。会議終了時に全てのアジェンダが消化できていれば、会議が有意義だったことを実感できるのだ。

日常的な業務であるからこそクリエイティブに

 仕事をしていく上で会議に参加することは幾度となくあるだろう。当たり前の業務だからこそ甘く見ている人もいるのではないか。日々の生産性を高めるためには、このような日常的な業務を本気でこなしていくことが大切だ。

 今回紹介したホワイトボードミーティングは今までマンネリ化していた会議に新しい風を吹かせる事ができるかもしれない。はてなブックマークやはてなダイヤリーで知られる「はてな」、今はだれもが知っているGoolgeでもこのホワイトボードミーティングという手法が用いられている。 クリエイティブな意見を創出させるために、クリエイティブな会議を実施してみてはいかがだろうか。

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