1. 誰からも頼られるリーダーになるための「PDCA」という考え方の解説・実践方法

誰からも頼られるリーダーになるための「PDCA」という考え方の解説・実践方法

PDCAの考え方で業務効率化

 PDCAとは、仕事をどのような過程で回す事が効率よく業務を行えるようになるかという理論のことで、以下の頭文字をとったもの。

P:PLAN(計画)で、計画を立てること。
D:DO(実行) 計画通りに業務を行うこと。
C:CHECK(検討・評価)実行しながらその状況を確認すること。
A:ACT(改善策)結果を見て処置や対策をすること。 

 一連の業務を行う上で計画を立てて実行し、結果を評価後改善して次のステップへと繋げていく過程は業務のクオリティを上げていく上でとても重要なことだ。この理論にはいくつかの考え方があり、Plan(計画)・Do(実行)・See(振り返る)という観点からPDSと呼ばれたり、「改善」を「行動」に置き換えるという考え方も広まっている。

 毎日の業務を遂行する上でいかに効率よくタイムスケジューリングし実行していくかは全ての職業人に掲げられる課題であり、日々の仕事をしていく中で常に念頭に置くと良い理論といえる。

 また、このPDCAという考え方は業務を統括するリーダーには必須のスキルである。ここではPDCAの各項目について解説し、リーダーはどのように実践してくかを説明する。

Plan(計画)の考え方

 「P」の行程では、まず最終的なゴールとなる大きな目標とゴールに向かうためのチェックポイントとなる小さな目標を定める。職場など複数の人がかかわるときは、その全員が目標を理解するようにする。その時、次に目標を達成する方法を検討し、仕事のやり方を決める。仕事のやり方を決める際は、実現可能かどうかをしっかりと考える。この段階で自分が進むべき道が見えてくる。

Do(実行)の考え方

 「D」の行程では、先に定めた目標に対して業務がしっかり継続されているか確認することが大切だ。チームであればお互いの業務が目的に直結しているかチェックする癖をつける。業務上でわからないことは積極的に質問する。ただし1度質問したことは絶対に忘れてはいけない。人に質問をするときはそれくらいの集中力をもつ。

Check(検討・評価)の考え方

 「C」の行程では、実績を数値化し感覚ではなく事実として捉える。その結果から良かった点・改善点を整理する。改善点があれば具体的な解決策を考え、その解決策が実現可能かどうかを考える。

Act(改善策)の考え方

 「A」の行程では、業務が目標どおりの結果でたときは、その状態が維持できるように努める。より高い目標が設定できそうなときはまた考える。目標からはずれた結果がでたときは、次の対策を打つ。すぐさま当面の不具合を取り除くための応急処置をし、同じような不具合を出さないように再発防止処置をとる。

リーダー人材に求められるPDCA

 リーダー人材として求められるPDCAは、「よりスピーディにPDCAを回していけること」。より速くPDCAを回すということが大切だということは上でも述べたが、それを組織としてではなく、個人としても出来ることが求められる。これが出来るためには、自分の考えに拘泥しない「客観性」「ニュートラルさ」と、失敗を早々に認められる「素直さ」が必要だ。自分の考えを強く持っているが、客観性と素直さも併せ持ち、自分の考えや仮説が間違っていると思ったら、早々にそれを否定し、客観的に失敗分析とその対策の検討に移れる、そういう懐の深さや人間性が必要。

PDCAサイクルを理解し、誰からも頼られるリーダーになる

 リーダーは、PDCAが止まらないようにトレースし続けなければならず、一番よくないのは諦めることだ。諦めれば今までやってききた行動(Do)が全て無駄になってしまう。また、一度諦めた人は、諦め癖がついてしまう。諦めず悩み、知恵をだして達成することで初めてリーダーになり得るのだ。

 PDCAを中心で回せる人はリーダー1人。もし、PDCAの中心(リーダー)が二人存在すると、ダブルスタンダードになってしまい、二つの PDCAが一部だけ重なりながら回り混乱してしまう。リーダーが部下にPDCAの中心を丸投げしてもだめ。最後までリーダーが中心で回し続けなければいけない。そういう心持ちが必要なのだ。

 リーダーには多くのスキルを求められる。新たにプロジェクトのリーダーになった時は、そのタスクの多さからパンクしてしてしまうこともあるだろう。今回説明したPDCAもリーダーとして業務を回していくために必要なスキルの一つである。言葉の意味を理解し、このサイクルを常にイメージすることで今までよりもスムーズに業務を進められることが期待できる。

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