1. 目標達成のカギ「KPI」、これだけ知っていれば日々の業務がスムーズに

目標達成のカギ「KPI」、これだけ知っていれば日々の業務がスムーズに

KPIという言葉の意味

 「KPI」という言葉をご存じだろうか?KPIとは「Key Performance Indicator」の頭文字をとったもので、企業目標やビジネス戦略を実現するために設定した具体的な業務プロセスをモニタリングするために設定される指標(業績評価指標:performance indicators)のうち、特に重要なものを指す。

 経営戦略では「目標」を定め、次にその目標を具体的に実現するための「手段」を策定し、その手段がきちんと遂行されているかどうかを定量的に測定する「指標」を決める。この目標を「戦略目標」、手段を「CSF(主要成功要因)」、指標を「KGI(重要目標達成指標)」、「KPI」と呼ぶ。

 KGIがプロセスの目標(ゴール)として達成したか否かを定量的に表すものであるのに対し、KPIはプロセスの実施状況を計測するために、実行の度合い(パフォーマンス)を定量的に示すものである。KGI達成に向かってプロセスが適切に実施されているかどうかを中間的に計測するのがKPIだといえる。

KPIを定めて目標をカタチに

 目標は、半年や1年と長いスパンで設定するのが普通なため、日々の仕事をこなすうちに目標のことを忘れてしまいがちだ。あるいは、「日々の仕事」と「会社が定めた目標」がリンクしていないと感じて、意識から排除してしまう人もいる。こうなると、目標は形骸化してしまったも同然で、目標が未達成に終わるのも当たり前になってしまう。

 ここで、漠然とした「目標」よりも具体的な数値を用いた「KPI」を定めることで、自分が何をすべきなのかを明確にしようということだ。例えば営業であれば、「半期で2000万円の売上を上げる」とか「新規取引先を2社開拓する」という目標に対して、これを達成するために自らの成約率を踏まえながら、必要となる1週間単位の「訪問件数」や「見積書の提出件数」などの中間指標を設定するような方法だ。

 KPIを設けると、短期間で行動に対する評価を行うことができる。「このままでは目標達成できない。気合を入れ直して行動量を今までの1.2倍に増やそう」などと、途中で行動の修正など対策を講じやすくなるのだ。

目標達成のコツは「見える化」すること

 定めたKPIをグラフ化して職場内で「見える化」すると、より効果が上がる。目標を細分化するために細かな数値目標を設定したところで、それを継続して達成していかなければ意味がないのだ。グラフにすることで自分が定めたKPIをどれだけ達成できているか一目で知ることができ、刺激になる。また「誰かに見られている」という意識から緊張感が出るのに加えて、周囲も「数値が下がってきたね。やり方を見直した方がいいよ」とアドバイスをしやすくなる。

 チームでKPIを定める際にしっかりと頭に入れておきたいのは「どんなにすばらしいものさしを作っても、それが使われないのでは何の意味もない」ということ。毎月、もしくは必要な頻度で数字を更新し、数字をしっかり分析し、それをチームメンバーに周知できるような環境を作ることが大切だ。一人だけ見ている指標が異なる、独自の分析をしているという場合、施策の被りや、精緻な効果検証ができなくなるといったことが発生してしまい、何のためにKPIを定めたのか分からなくなってしまう。

目標達成のために優先順位をつける

 KPI未達成による業務改善で取組まなければいけない項目が山ほどあると,どれから手を着けたらよいのかわからなくなってしまう。さらに,業務担当者の目線ではどれも優先度が高く,優先順位が決められないということもよく起こってしまう。そんな時は以下のようなグラフを作成する。

 上は「実現性」と「重要度」を軸とした図である。目標に対して修正を行う時は、この図に則って行動していくと効果的である。KPIを達成するために改善策を片っ端から挙げていき、それらに「実現性」と「重要度」の観点からスコアを作り、この図に記入する。そしてスコアの高い改善策、つまりこのグラフの右上の改善策から実施していくと、効果的な軌道修正が可能となる。

KPIを設定し着実に目標を達成できる人に

 KPIを定める意義とそれを達成するためのコツについて述べてきた。上でも述べたが、多くの人が目標を設定する際、漠然としすぎているため結局達成できない。もしくは達成できたのか分からないのだ。今回説明したKPIを定めることで、目標を達成するための具体的なアクションが明確になり、動きの無駄を少なくすることができる。

 適切なKPIを定める習慣を一度身に付けてしまえば、業務をきっちりとこなし周りからの信頼も大きくなることだろう。今回の記事で説明したKPIに限らず上の優先度の図は様々なシーンで活用することができる。是非覚えておいてほしい。

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