1. 目標達成のカギ「KPI」!正しいKPI設定・KPI分析のやり方を解説

目標達成のカギ「KPI」!正しいKPI設定・KPI分析のやり方を解説

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 目標設定の際に使われる「KPI」「KGI」などという言葉。

 言葉を目にしたことがあっても「KPI、KGIの設定方法」や「チーム目標が正しいかどうか確かめるKPI分析の方法」などは知らないという人もいるのではないだろうか。

 今回は、KPIの設定方法からKPI分析の方法まで紹介していきたい。

「KPI」という言葉の意味

KPI=Key Performance Indicator

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 KPIとは「Key Performance Indicator」の略語。

 多くの組織では、企業目標やビジネス戦略を実現するにあたって、まずは具体的な業務プロセスをモニタリングできうる指標(業績評価指標:performance indicators)を設定する。

 企業目標を実現するまでのプロセスをモニタリングする指標の中でも、とくに重要なものが「KPI」なのだ。

「KPI」の設定方法

 KPIを設定する経営戦略では、最初に「目標(戦略目標)」を定める。

 次に、目標を具体的に実現するための「手段」を策定し、その手段がきちんと遂行されているかどうかを定量的に測定する「指標」を決定していく。

 この目標を「戦略目標」、手段を「CSF(主要成功要因)」、指標を「KGI(重要目標達成指標)」「KPI」と呼ぶのだ。

「KPI」の設定手順

  • ①KGI(中長期目標)の設定
  • ②KGIを達成するために必要なもの(CSF)を洗い出す
  • ③CSFを元にKPIを設定する

「KGI」は「長期的な戦略目標を達成するための“中長期的な目標”」

 目標達成するための手段がきちんと遂行されているか定量的に測定する指標である「KPI」と「KGI」。

 「KGI」とは、プロセスの目標(ゴール)として達成したか否かを定量的に表すもののこと。

 つまり、KGIは長期的な戦略目標を達成するための「中長期的な目標」なのだ。

「KPI」は「短期的に達成度を計測するための目標指数」

 一方、KPIはプロセスの実施状況を計測するために、実行の度合い(パフォーマンス)を定量的に示すもの。

 KGI達成に向かってプロセスが適切に実施されているかどうかを、短期的に計測する指標がKPIであるということなのだ。

「KPI」「KGI」の意味

  • 「KPI」:KGI達成に向けてプロセスが適切に実施されているかどうか、短期的に計測する指標
  • 「KGI」:長期的な戦略目標を達成するための「中長期目標」

KPIを定めて目標をカタチに

 目標は、半年や1年と長いスパンで設定するのが普通なため、日々の仕事をこなすうちに目標のことを忘れてしまいがちだ。

 あるいは、「日々の仕事」と「会社が定めた目標」がリンクしていないと感じて、意識から排除してしまう人もいる。

 こうなると、目標は形骸化してしまったも同然で、目標が未達成に終わるのも当たり前になってしまう。

 そんな漠然とした「目標」を設定せずに、具体的な数値を用いた「KPI」を定めることで、自分が何をすべきなのかを明確にしようということだ。

営業職が「KPI」を設定する場合

 例えば営業であれば、「半期で2000万円の売上を上げる」「新規取引先を2社開拓する」という目標(KGI)などが設定できるだろう。

 これを達成するために自らの成約率を踏まえ、1週間単位の「訪問件数」や「見積書の提出件数」などを設定したものが「KPI」となる。

「KPI」を設定するメリットとは?

 KPIを設けると、1週間〜1ヶ月などの短期間内での行動に対する自己評価を行うことが可能となり、課題発見と改善もしやすくなる利点がある。

 「このままでは目標達成できない。気合を入れ直して行動量を今までの1.2倍に増やそう」などと、短期間で行動の修正を行うなど、対策を講じやすくなるのだ。

目標達成のコツは「見える化」すること

 定めたKPIをグラフ化して職場内で「見える化」すると、より効果が上がる。

 目標を細分化するために細かな数値目標を設定したところで、それを継続して達成していかなければ意味がないのだ。

KPI達成のコツ①:KPIの達成度をグラフ化する

 グラフにすることで自分が定めたKPIをどれだけ達成できているか一目で知ることができ、刺激になる。

 また「誰かに見られている」という意識から、緊張感が出るのに加え、周囲も「数値が下がってきたね。やり方を見直した方がいいよ」とアドバイスをしやすくなる。

KPI達成のコツ②:必要な頻度で数字を更新、メンバーに共有する

 チームでKPIを定める際にしっかりと頭に入れておきたいのは「どんなにすばらしいものさしを作っても、それが使われないのでは何の意味もない」ということ。

 毎月、もしくは必要な頻度で数字を更新し、数字をしっかり分析し、それをチームメンバーに周知できるような環境を作ることが大切だ。

 一人だけ見ている指標が異なる、独自の分析をしているという場合、施策の被りや、精緻な効果検証ができなくなるといったことが発生する恐れがある。

 何のためにKPIを定めたのか分からなくなってしまった……ということにならないように、プロジェクトメンバーとのKPIの共有は適切な頻度で行おう。


KPI分析を行う方法

 「KPI」という定量的な指標を設けることで、短期間の振り返り・改善がしやすくなるということは理解してもらえただろう。

 しかし、KPIは一度定めたら終わり……という目標指標ではない。

 定めたKPIを目標に行動してみて、「本当に意味はあるのか?」「このKPI設定は正しいのか?」と考え続ける必要があるのだ。

 最後に、正しいKPIを設定するための「KPI分析」の方法をチェックしていこう。

【KPI分析の方法】目標達成のために優先順位をつける

 KPI未達成による業務改善で取組まなければいけない項目が山ほどあると,どれから手を着けたらよいのかわからなくなってしまう。

 さらに,業務担当者の目線ではどれも優先度が高く、優先順位が決められないということもよく起こってしまう。

 そんな時は以下のようなグラフを作成する。

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 上の図は、「実現性」と「重要度」を軸とした図である。

 まずは、KPIを達成するための改善策を考え、いくつか列挙していく。

 次に、改善策の「実現性」と「重要度」をはかり、上の図に記入する。

 スコアの高い改善策、つまりグラフの右上の改善策から実施していくと、即効性のある軌道修正ができるのだ。

正しくKPIを設定して、確実に目標を達成できる人に

 KPIを定める意義とKPIを達成するためのコツについて述べてきた。

 先述したが、漠然とした目標設定をしてしまうと結局達成できなかったり、達成できたのか分からなかったりするのだ。

 今回説明したKPIを定めることで、目標を達成するための具体的なアクションが明確になり、動きの無駄を少なくすることができる。

 適切なKPIを定める習慣を一度身に付けてしまえば、業務をきっちりとこなし周りからの信頼も大きくなることだろう。

 今回の記事で説明したKPIに限らず、優先順位を決める際に用いる図はさまざまなシーンで活用することができるため、ぜひ実際に活用してみてほしい。

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