1. すぐに活用できるTo Doリストの4つの作成方法

すぐに活用できるTo Doリストの4つの作成方法

 日々、仕事を効率よくこなし生産性を上げるためにはTo Doリストは必須のものです。ただTo Doリストを作成することに多くの時間をかけてしま い、その後は使っていないという方が多いことでしょう。To Doリストは活用してこそ意味があるものです。To Doリストは作ったけれども活用できていないという方のために、しっかり活用できるTo Doリストの作成方法を紹介します。

1. リストは短く

 To Doリストにタスクがたくさんあり過ぎると、仕事を始める前から精神的に参ってしまいます。そして結局何もできていないという罪悪感に苛まれてしまいます。To Doリストを短く保つことができれば、今やっている仕事に集中することができます。

 To Doリストのタスクは20個程度がいいという人もいれば、3つに絞った方がいいという人もいたりそれぞれです。そこまで真剣に何個がいいかと考える必要もありませんが、ある程度やっていれば、自分にとってどれくらいの数が適当なのか分かってくることでしょう。

2. 絶対にやることだけをリスト化する  

 新しい語学を学ぶというような当面の生活に合わないタスクや、ウェブサイトのアップグレードのように優先度がそれほど高くないものなど、まだ機の熟していないタスクをTo Doリストを作成する際に思いつくことがあることでしょう。

 To Doリストを作成する際「いつか・たぶん」やるであろうタスクは、別のリストに移動させるようにしましょう。ToDoリストには、絶対やらなければならないタスクだけ列挙すればいいのです。

3. タスクを細かく分解してしまう

 曖昧で分かりづらいなタスクは、手をつけづらくなってしまいがちです。たとえば、「仕事場をきれいにする」のようなタスクは、いつまでも未着手のまま残ったままになってしまうでしょう。仕事場をきれいにするのは、タスクではなく「プロジェクト」なのです。

 To Doリストはタスクのリストであって、プロジェクトのリストではありません。「仕事場をきれいにする」というプロジェクトを、「ファイル棚をきれいにする」とか「古い書類をシュレッダーする」、「不要本を箱詰めする」といったように取り組みやすい規模に小さく分解しするようにしましょう。このようにタスクを小さく分解すると、実行しやすくなります。

4. 能動的な動詞を使うようにする

 「○○の決算確認」といったタスクだと、具体的に何をすればいいのか明確にはなっていません。そうではなく「第2四半期の売上について、○○のXXさんに電話する」といったように、具体的なアクションをTo Doリストに記しましょう。

 また「電話する」もコツのひとつです。「連絡する」だと、電話、メール、インスタントメッセージ、いずれの意味にもとれてしまいます。このタスクを見てすぐにアクションに移すためには、できるだけ行動を特定しておく方が望ましいでしょう。



 To Doリストは自分はすべき事がサッと分かるようでなければいけません。今まで書いて満足していた人は、明日からこの5つの原則に沿ってTo Doリストを作ってみてはいかがでしょうか。

<参考記事>

2013年6月3日 ... 今回は初心に返って、実際に仕事がきちんとはかどるToDoリスト基本原則をお教え しましょう。

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