1. デキる仕事人は、電話よりもメールを使う。ビジネスにおけるメールの役割とメールを送る際の注意点

デキる仕事人は、電話よりもメールを使う。ビジネスにおけるメールの役割とメールを送る際の注意点

by notoriousxl

電話とメールの使い分け

 メ-ルには相手の時間を拘束しないなどの利点から、ビジネスにおいて主要なコミュニケーション手段となっています。アイ・コミュニケーションのビジネスメール実態調査(2010年版)によると、仕事上で周囲とコミュニケーションをとる手段では、「パソコンでメールする」(95.12%)というのが一番多く、続いて「会う」(82.21%)、「固定電話で電話する」(61.12%)の順となっています。

 仕事ができる人はこれらのコミュニケーションツールをどのように使い分けるのでしょうか?

仕事ができる人はメールを主なコミュニケーションツールに

 「年収が下がる人は電話好き上がる人はメール上手」。松宮義仁氏の著書「これから10年年収が下がる人上がる人」の中にこのような言葉があります。

稼げない人は、とにかく電話をかけたがります。確かにメールやソーシャルメディアのメッセージ機能でやりとりするよりも、電話なら直接相手と話すことができるので、用件を伝えれば相手の返事をその場でもらえます。電話をかければ、用事は一発で解決します。

出典:Amazon.co.jp: これから10年 年収が下がる人 上がる人―お金の不安が ...

 しかし、電話というものは、用事があるほうのタイミングでかけるので、相手の貴重な時間を奪ってしまう可能性があります。

 相手の状況を無視して、自分勝手に連絡をしてしまう人は、できる人とは言えないでしょう。かけるほうはいいですが、相手はいつかかってくるかわからないので、仕事が立て込んでいるときなどは、はっきり言って迷惑です。また、かけるほうにとっては優先順位が高い用件だとしても、受けるほうにとってはそうであるとは限りません。

 電話と違って、メールは相手の仕事を突然邪魔することはありません。こちらの用件を文章で伝えて、相手の都合のいいときに、返事をしてもらうというのがメールの仕組みです。私は電話したほうが早い案件でも、基本的にはメールやメッセージを使って連絡をとります。相手の仕事の邪魔をしたくないというのが理由です。

「文章を打つのが面倒」、「話せばすぐにすむ案件だから」などの理由で、相手の邪魔になるかもしれないと薄々思いながらも電話をかけ、時分の都合に相手を引きずり込むのはよいことではありません。稼ぐ人とは、自分の都合より相手の都合を優先して考えることができる人です。できるビジネスパーソンになりたいのなら、当然この考えを持っていなければなりません。

電話とメールの使い分け方

 電話とメールを状況に応じて使うことが大切であると言いましたが、どのように使い分ければよいのでしょうか?以下のように考えてみてください。

 通常の連絡手段はPCメールに用件を送る。当日の待ち合わせ確認や変更などは、目に付きやすいケータイメールに送る。メールでは書ききれない、いろんな諸事情を説明しなければならない場面や、メールの指示だけだと勘違いが発生しそうな場合に限って、まずメールで「このぐらいの時間に電話かけてもいいですか?」とお知らせした後に、電話をする。

 これを意識することで、相手とスムーズにコミュニケーションをとることが可能になるはずです。連絡を送る前に、用件が上記のどのパターンに当てはまるのか考え、適切な手段を選びましょう。

メールを送るための大切な5つのポイント

 メールでコミュニケーションをとる際は、以下のことに気をつけましょう。

1. 送る回数は最小限に

 メールは気軽に送れるが、そのような意識でいると重要なメールがどうでもいいメールに埋もれてしまう可能性があります。大切な用件だけを分かりやすく書くことを心がけましょう。

2. 本文は短く簡潔に

 長文は読みづらいだけでなく、それ相応の返事をしなければいけないというプレッシャーを相手に与えてしまうので注意しましょう。

3. 見たらすぐ返信する

 メールが届いていることを相手に確認してもらうためにも返信はすぐにしましょう。内容をよく考えなければならない場合は「詳細は後程」という内容でもよいでしょう。

4. HTML形式は送らないように

 見た目は良いかもしれないが相手のPC環境によっては見づらくなってしまうこともあるので、メールはテキスト形式で。

5. 電話で確認する

 重要な内容を送った場合はきちんと届いているか電話で確認しましょう。何かの間違いで迷惑フォルダに入ってしまっていることもないとは言い切れません。

上手に使い分けてデキる仕事人に!

 いかがでしたでしょうか? メールを書くのが面倒だと言ってすぐに電話をかけてしまう方は、連絡を送る際一歩立ち止まってどの手段が適切かを考えてみましょう。相手の立場を考えていれば、その気持ちは相手に伝わります。少しの気遣いで今よりもっと気持ちよく仕事ができるようになるのなら、実践しない手はないですね!

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