電話とメールはどう使い分ける？知っておきたいビジネスメールの7つのポイント

ビジネスにおける連絡をする際に、電話とメール、どっちを使えばいいかわからないと悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

実は、できるビジネスパーソンはメールを主なコミュニケーションツールに使っています。

本記事では、仕事上手なビジネスパーソンが意識している電話とメールの使い分け方や、ビジネスメールの7つのポイントについて詳しくご紹介します。

ビジネスにおける電話とメールの使い分け方

まずは、ビジネスシーンでの電話とメールの使い分けについてご紹介します。

ビジネスにおいて、メ－ルは相手の時間を拘束しないので、主要なコミュニケーション手段となっています。

アイ・コミュニケーションのビジネスメール実態調査（2020年版）によると、仕事上で周囲とコミュニケーションをとる手段では、「メール」が99.1%と圧倒的。仕事でメールの送受信に利用している主な機器は「パソコン」と回答している人が99.68%とほぼ全員がパソコンでメールを行っていることがわかります。


とはいえ、緊急の連絡やテキストでは説明しにくい内容は電話を使うケースもあるでしょう。ビジネスシーンでは、電話とメールを状況に応じて使い分けることが大切です。

メールを使うほうがいい状況は、通常の急ぎではない連絡です。すぐに返答を貰う必要がないお知らせは、メールで知らせましょう。

メールでは書ききれない様々な諸事情を説明しなければならない場面や、メールの指示だけだと勘違いが発生しそうな場合は、まずメールで「このぐらいの時間に電話かけてもいいですか？」と相手に知らせます。

相手に了承をもらった後に電話をかけることで、相手の都合も考慮していると伝わるので、迷惑には感じられないでしょう。

とはいえ、当日の待ち合わせの確認や変更などの急ぎの場合は、一度メールで電話をしていいのか聞くよりも、電話をするほうがいいでしょう。

連絡を送る前に、用件が上記のどのパターンに当てはまるのか考え、適切な手段を選んでください。

仕事ができる人はメールを主なコミュニケーションツールにしている

「年収が下がる人は電話好き上がる人はメール上手」。松宮義仁氏の著書「これから10年年収が下がる人上がる人」の中にこのような言葉があります。

稼げない人は、とにかく電話をかけたがります。確かにメールやソーシャルメディアのメッセージ機能でやりとりするよりも、電話なら直接相手と話すことができるので、用件を伝えれば相手の返事をその場でもらえます。電話をかければ、用事は一発で解決します。

出典： Amazon.co.jp： これから10年 年収が下がる人 上がる人―お金の不安が ...

しかし、電話は、用事があるほうのタイミングでかけるものなので、相手の貴重な時間を奪ってしまう可能性があります。

相手の状況を無視して、自分勝手に連絡をしてしまう人は、仕事ができる人とはいえないでしょう。電話をかけるほうはいいですが、相手はいつ電話がかかってくるかわからないので、仕事が立て込んでいたり、手を離せない仕事があったりするときに、電話がかかってくると迷惑です。また、電話をかけるほうにとっては優先順位が高い用件だとしても、電話を受けるほうも同様に優先順位が高い要件だと思っているとは限りません。

電話と違って、メールは相手の仕事を突然邪魔することはありません。こちらの用件を文章で伝えて、相手の都合のいいときに、返事をしてもらうというのがメールの仕組みです。電話したほうが早い案件でも、基本的にはメールやメッセージを使って連絡をとるほうがいいでしょう。相手の仕事の邪魔をしたくないという気遣いが大切です。

「文章を打つのが面倒」や「話せばすぐにすむ案件だから」などの理由で、相手の邪魔になるかもしれないと薄々思いながらも電話をかけ、自分の都合に相手を引きずり込むのはよいことではありません。

成功する人は、自分の都合より相手の都合を優先して考えれる人です。できるビジネスパーソンになりたいのなら、当然この考えを持っていなければなりません。

ビジネスメールを送るために大切な7つのポイント

できるビジネスパーソンの連絡手段である「ビジネスメール」の大切さをご紹介してきました。

次は、ビジネスメールを送るための大切な7つのポイントをご紹介します。

1．件名である程度内容の伝わる書き方をする

ビジネスメールを送るための1つ目のポイントは、「件名である程度内容の伝わる書き方をすること」です。

ビジネスシーンでは緊急に返信が必要な案件やそうでないものが存在しています。相手も同様に様々な案件を抱えているので、仕事の効率を考えた際の優先順位によってメールの対応をプランニングしています。

相手に簡単に優先順位をつけてもらうためにも、件名に期限や緊急度、また返信の有無などを書きましょう。

相手にも伝わりやすく、また緊急であればすぐに返信をもらいやすくなります。

件名は一目見た際に、ある程度の内容が把握できるような書き方にしましょう。

2．送る回数は最小限にする

ビジネスメールを送るための2つ目のポイントは、「送る回数は最小限にすること」です。

メールは気軽に送れるものですが、あまりにも適当な気持ちでメールを送っていると、重要なメールがどうでもいいメールに埋もれてしまう可能性があります。

大切な用件だけを分かりやすくまとめて書くことを心がけましょう。

3．本文は短く簡潔に整理して読みやすくする

ビジネスメールを送るための3つ目のポイントは、「本文は短く簡潔に整理して読みやすくすること」です。

ずっと文字が連なっているものや、改行のないメールだと、読んでいる内に疲れてしまい、本当に伝えたい内容が伝わらない場合もあります。

相手側のことも考え、メールの本文は整理し、読みやすい状態で送りましょう。

レイアウトはしっかりと左寄せで統一し、段落で改行をすることを意識してください。一目で理解できるような文章は、一つの行の文字数が30文字程度です。一つの行あたりの文字数も考えてみましょう。

そして、本文の最後にはしっかりと結論をまとめることも大切です。

必要があれば、重要な部分は箇条書きで見やすくしたり、最後に大事なことを繰り返し伝えたり、相手のことを考えたメールを作成しましょう。

相手にも伝わりやすくなり、また相手に好印象を与えれます。

4．見たらすぐ返信する

ビジネスメールを送るための4つ目のポイントは、「見たらすぐ返信すること」です。

メールが届いていることを相手に確認してもらうためにも返信はすぐにしましょう。

内容をよく考えなければならない場合は「詳細は後ほど」という内容でもよいでしょう。

5．HTML形式は送らないようにする

ビジネスメールを送るための5つ目のポイントは、「HTML形式は送らないようにすること」です。

HTML形式は、見た目は良いかもしれませんが、相手のPC環境によっては見づらくなってしまうこともあります。メールはテキスト形式で送りましょう。

6．言葉遣いを学ぶ

ビジネスメールを送るための6つ目のポイントは、「言葉遣いを学ぶこと」です。

普段使っているような言葉とは別に、ビジネスの世界で使用する言葉はたくさんあります。

新入社員のころはなれない言葉が少し難しく、煩わしく感じることもあるかもしれません。しかし、今後も引き続き重要になるので、早めに覚えて活用していくようにしましょう。

例えば、物品や書類を受け取るという意味の「査収」や受け取ることを謙って言う「拝受」など、カジュアルなメールで使うとちょっと変な言葉でも、ビジネスメールではよく使う言葉です。

ビジネスメールで使う独特の書き方を覚えることで、メールの作成時間短縮にも繋がり、仕事に余裕も出てくることでしょう。

7．電話で確認する

ビジネスメールを送るための7つ目のポイントは、「電話で確認すること」です。

メールを使うことが大切であると同時に、ここぞという場面では電話を使うことも重要です。

重要な内容を送った場合はきちんと届いているか電話で確認しましょう。何かの間違いで迷惑フォルダに入ってしまっていることもないとは言い切れません。

電話とメールを使い分けることを意識しましょう。

ビジネスメールと電話を使い分けよう

ビジネスシーンでは、相手時間を強制的に奪ってしまう可能性がある電話よりも、メールを使うほうが好ましいことをご紹介しました。

また、メールを送る際も相手のことを一番に考え、わかりやすい件名をつけたり、読みやすい本文を書いたりする工夫が必要です。

相手のことを一番に考え、正しいコミュニケーションツールを使いましょう。

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