1. 汚いデスクがあなたの仕事効率を下げている!「仕事効率をあげるためには整理整頓がマスト」

汚いデスクがあなたの仕事効率を下げている!「仕事効率をあげるためには整理整頓がマスト」

 あなたは自分が片付け上手だと思うだろうか。あなたの職場の机、あなたの部屋はきれいに片付いているだろうか。「忙しくて片付ける時間がないんです。」と言う人もいるかもしれない。

 しかし、周りの仕事の効率がいい人のデスクを見てみてほしい。きれいに片付いている人が多いのではないだろうか。これにはきちんと理由があるのだ。

デスクがきれいだと時間短縮につながる

 急に上司の人から「あの資料を見せてほしい」と言われたらあなたはすぐにそれを出すことができるだろうか。自分が何か確認しようと思って「どこにやったっけ」と探すことはないだろうか。

 片付ける時間がないという人は、必要な書類を出すのに時間がかかってしまうことが多い。自分でもどこにあるのか分からなくなってしまうからだ。あなたが書類を探している間に、仕事効率の早い人はさっと書類を出して次の業務に移ることができる。ここに2人の差ができてしまうのだ。

 上司に資料を求められた時も同じである。資料を提出するのに時間がかかっていると、その分上司の時間を奪うことになるのだ。それはチーム全体の仕事効率を下げることにつながるのである。

 また外出先で自分の資料の確認をしたい時に、オフィスに電話したとしよう。デスクが整っている人は、他の人に資料を出してもらうようにお願いする時もスムーズに話を進めることができるのだ。

 このように少しでも手があいた時にデスクの整理ができる人は、業務中の仕事効率が格段によくなるのである。

片付けが上手な人は頭の整理も上手である

 身の回りの片付けが上手な人は頭の中の整理も上手にできる人が多い。どんなに上手に情報収集ができてもそれをきちんと頭の中で整理できないと、いざという時に使うのは難しい。情報が頭の中でごちゃごちゃになってしまい、収集がつかなくなってしまうのだ。そういう人は、頭でうまくまとまっていないため、人にものを伝える時も何がポイントなのかが相手に伝わりにくい。

 また自分の普段使う場所がきれいに整っていると気持ちに余裕が生まれる。そのため、物事を深く考えることに集中することができるのだ。その結果、頭の中をすっきりとさせることができる。

 このように、片付けをすることは仕事効率を上げる効果を期待できるのである。

片付け上手になる方法

 ではどうしたら上手に片付けられるようになるのだろうか。物の整理と頭の中の情報の整理は同じ流れで整理することができる。

<必要なものと不必要なものを区別する>

 「いつか捨てよう」と思っているものが積み重なってごちゃごちゃになってしまっているという人は多い。いつか捨てようと思っているものは「今」捨てよう。物を整理する一番のポイントは物を捨てることなのである。

 そのためには自分にとって必要なものと不必要なものを区別することだ。これは情報に関しても同じことが言える。しかし情報の整理は物を整理することよりも難しい。まずは自分のデスク、自分の部屋の中で何が自分にとって不必要で何が必要かを明確にすることが大切だ。

<カテゴリ毎に分ける>

 不必要なものと必要なものに分けることができたら、今度はそれをカテゴリ毎に分ける作業である。物であれば、文房具は文房具箱に、洋服はタンスに、とグルーピングすることが必要だ。これをしないと、自分が使いたいと思っている時にすぐに出すことができないからだ。

 情報においても、必要なものを区別できたらそれをグルーピングする作業が必要だ。どんなにたくさんよい情報が集まっていても頭のどこにあるのかが分からなければ必要な時に出すことができない。それは物の場合をイメージしてもらえれば分かるだろう。

「仕事上手への道も一歩から」

 片付けが上手にできる人は仕事の効率がいい。確かに最初は難しいかもしれない。しかしまずはやることが大切だ。

 最初からきちんと時間をとってやる必要はない。仕事の合間合間に少し時間ができたらさっと必要なものとそうでないものを分けてみよう。そしてこの時の資料はここ、あの時の資料はここ、とカテゴリで分類していく。

 それを続けていければ、1ヶ月後にはきれいなデスクに座る仕事上手なビジネスマンの誕生だ。「千里の道も一歩から」。その一歩が仕事上手への一歩となるのである。

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