1. 業務のマニュアル化は済んでますか?誰でも出来る仕事はマニュアル化し、会社全体の効率化を図ろう!

業務のマニュアル化は済んでますか?誰でも出来る仕事はマニュアル化し、会社全体の効率化を図ろう!

 マニュアル化とは、自分でなくても誰でもできるような仕事を仕組み化してしまうものです。マニュアル化して誰かに任せてしまった方が業務を早く片付けることができます。実際にマニュアルがあれば自分が教える手間も省けますし、会社全体でも業務効率化が図れるのです。

 業務は付き添って教えるOJTの方が、しっかり身に付くと思われがちです。しかし、マニュアル化してしまった方が、簡単に業務を覚えることができますし、自分で考えて行動するという習慣が身に付くのです。

 今までマニュアル化をしていなかった人たちのために、今回は誰でも理解することができるマニュアル作成のポイントを解説したいと思います。

1. 仕事の全体像が俯瞰できるようにする

 仕事をマニュアル化し、作業を効率的に進めるためには、仕事の全体像を把握している必要があります。仕事の全体像とは仕事の意味、仕事全体の流れ、作業工程、求められる水準(作成時間、達成度、品質)などのことです。この仕事は何のためにやり、何をしなければいけないのかを浸透させなければいけません。

 新人や若手の方でも理解することのできるマニュアルにするために、仕事の全体像がはっきりと見えるようにしなければなりません。新人や若手の方は仕事の意味を理解することで、迷いがなくなったり、不安なく前向きに行動することができるのです。また、大きく間違った行動を取ったり、周囲に迷惑がかかることが少なくなります。

2. 仕事の判断基準を示す

 これは“判断のモノサシ”のことです。これを業務マニュアルに示しておくことで、新人や若手の方でも判断に迷いが生じなくなります。この考え方の軸を考えるコツは、スローガン的な言葉を一言で示したうえに、その理由を加えることです

 例えば「整理整頓が重要な仕事」で、ただ単に、この仕事には「整理整頓が重要」と記述する事は意味がありません。これだと形式的になりすぎて、行動に転化しない可能性が大きくなります。こういった場合の「考え方の軸」としては、「整理整頓をすることが、仕事を早く終わらせ、書類紛失によるトラブルを防止する」というレベルで示すことが必要です。このようにしておけば、具体的な行動として、「毎日帰る際は、机上だけでなく机の中まで整理整頓する」がイメージしやすくなります。

3. 実務の確認点が「チェックリスト」にする

 ミス・トラブルの削減を目的に、チェックリストを作成することが大切です。チェックリストを作り、仕事の手順を標準化すれば、業務品質を安定させることができます。ミス防止のため、チェック項目をうんざりするぐらい記載したりする人がいます。不思議ですが、それだとミスは減らずに、またさらなるミスを生む「ミスの悪循環」に巻き込まれてしまいます。

 チェック項目は、多ければ良いというものではありません。シンプルにして、要点をついたものにすべきなのです。そうすればお互いに困惑することがなくなります。また、担当者の責任項目として、「確実にチェック」しなければなりません。

 

  この3点を意識して業務のマニュアルを作成することで、会社全体の業務を図ることができますし、部下が自分で考えて仕事ができるようになるので、成長も早くなります。もちろんOJTで実際に教えることも必要になりますが、誰でも出来てしまう作業に関してはマニュアル化してしまうようにしましょう。

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