1. 【もう残業はしない!】目標時間の設定を癖づけることで驚くほど仕事を効率的に

【もう残業はしない!】目標時間の設定を癖づけることで驚くほど仕事を効率的に

「段取り力」でダラダラ残業にお別れ!

 「毎日時間通りに仕事が終わらない...」「しっかり時間を決めて仕事をしているのに横から入ってくる作業に時間をとられて自分の仕事がなかなか進まない...」
 こうした段取りに関する悩みを持っている人は多いものです。こういった問題をうまく解決できる人は、とにかく段取りがうまい。段取りとは、「業務を効率よくマネジメントする力」です。業務に翻弄されるのではなく、業務を自分の意思でマネジメントする力にほかなりません。

どうすれば仕事の効率が上がるのかを突き詰める

 「割り込み仕事が突然入るのは仕方ないこと」とあきらめるのではなく、その一歩手前で「割り込み仕事を減らす方法はないか」と考え、工夫することが大事です。そこから段取り力向上に向けた歩みはスタートします。段取りよく仕事を進めるには、まず業務の設計図となるスケジュールを組むことが重要です。スケジュールを組まないと、慣れている仕事、やりやすい仕事を朝からつい行ってしまい、集中力が低下する午後から頭を使うナレッジワークをしているというような非効率な状態になりかねません。

 効果的な段取りとは、「もっとこうすれば、はかどるはず」という明確な意思を持ってスケジュールを考え、能動的に効率化を図る業務の流れをつくりだすことです。時間内にただ漫然と流れを組み立てるのではなく、効率と能率の両面から、組み立てていけば、段取り力はおのずと備わっていきます。

行き当たりばったりではなく事前に計画を組む

 気持ちを少し落ち着けて業務の全体を俯瞰しなければ、行き当たりばったりで仕事をこなすことになります。結果、集中力の低下やケアレスミスなど、生産性が著しく下がってしまいます。大事なのは、仕事を始める前にしっかり計画を立てること。とてもシンプルなことですが、これができていない人は少なくありません。計画を立て、ゆとりを持って仕事を行なうことにより、あせった状態よりも集中力が高く保て生産性も高まります。

 いつもやっている仕事、慣れた仕事は、ついついダラダラと進めてしまいがちです。しかし、これでは時間のムダだけでなく、ミスなど仕事の質にも影響を及ぼしかねませんし、スケジュールの精度も低いものになります。そこで、どんな業務も目標時間を設定し、その時間に向かって集中して業務を行なうことをおすすめします。時間の設定は、その業務に費やす時間を自身のスキルや経験の度合いによって割り出すことが望ましいのですが、もしわからなくてもまずは時間を設定します。そこで目標時間と実際にかかった時間に大きな差があれば修正します。

 基本的には自分の能力より少し高いところに目標時間を設定しましょう。そうすればそれを達成するためにはどうするかを「考える」ことになります。この「考える」という行為が大事で、考える癖がつけば物事に対して、一番効率の良い解決法をすばやく見つけることができます。また、今までやっていた作業の方法より効率の良い方法が見つかった場合は、是非他の人と共有しましょう。

午前中にとにかく集中し、ダラダラ時間を軽減する

 仕事の生産性を考える上で、一日の中で集中できる時間をどれだけ生み出せるかは大切なことです。ところが、毎回同じ作業を行なうルーチンワークばかりをしていると、次第に集中力は失せ、ダラダラと過ごしているうちに気がつけば残業に突入という人もいるでしょう。午前中はまだ時間に余裕があると考えがちです。そんな考えでいるとあっという間に時間は過ぎてしまします。

 朝という時間はクリエイティブな仕事に向いています。企画等の仕事は朝やってしまいましょう。午後は眠気が混ざってボーっとしがち、そんな時は頭を使わなくてもできる作業をこなします。一日のスタートを決める朝という時間を有効に使うことで、業務時間をフル活用できます。逆に朝ダラダラしてしまうと、午後の非効率な時間に仕事を回してしまうことになり、想定していた時間の2倍かかってしまった、なんてこともあるのです。

普段から時間を決める癖をつける

 段取りが上手な人、タイムマネジメントが得意な人は、常日頃から物事に対して目標時間を設定しています。これによって、自分の能力をしっかりと把握することができ、仕事の大きさに対してどれくらいの時間が必要かが分かります。それが分かれば仕事の計画を立てることができ、横から入ってくる仕事を想定して対策することができます。ダラダラと残業してしまうビジネスマンの皆様、これを機に仕事、趣味、食事等、目標時間を設定する癖をつけてみてはいかがでしょうか?

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