1. 周りの人に差をつける“電話対応”で注意すべき3つのポイント - 電話のコールは3回以内で出る。

周りの人に差をつける“電話対応”で注意すべき3つのポイント - 電話のコールは3回以内で出る。

 仕事をしていると、毎日必ず電話がかかってくることかと思います。ただ、そこでしっかりとした電話対応ができているでしょうか?電話対応というのは、会社の顔として対応するので非常に大事なことです。しっかりとした対応を心がけたいものです、そこで今回は、電話対応で気をつけるべきポイントをまとめて紹介します。

1. 身内に敬称を付けない

 電話がかかってきた際に「○○さんはいらっしゃいますか?」と相手に聞かれることが頻繁にあると思います。ついつい上司や先輩ということもあり、「○○さんは、今外出しております。」と言ってしまうことがあるのではないでしょうか?それではいけません。

 たとえ自分の上司だったとしても、会社の身内として、会社外の人に話す時は「○○は、今外出しております。」というように呼び捨てにしなければなりません。無意識のうちにやってしまいそうなミスですが、気をつけて敬称を付けないようにしましょう。

2. コールは4回以上鳴らさない

 会社に電話が掛かってきた場合は、必ず3コール以内で出るようにしましょう。なぜ、3コールかと言うと、3コールというのは相手にとって「すぐに出た」という印象になるからです。なので、3コール以内に出れば良い印象を与えることができるのです。

 ただ、どうしても3コール以内に出ることが出来ないこともあるかと思います。もし、4コール以上鳴らしてしまった場合は、「大変お待たせしました」とはじめに言うようにしましょう。なるべく、そうならないように3コールは意識しておくことが大切です。

3. ながら電話をしない

電話の対応をしている時に、書類を見たりパソコンの画面を見たりしている人はいるのではないでしょうか?そのような態度は声に出てしまい、相手にも伝わってしまうものです。たとえ手の離せない仕事中であってとしても、いったん手を止めて電話に集中しましょう。

 また、パソコンの画面や他の書類を見ながらの電話は内容を聞き逃してしまう原因にもなります。電話は声が勝負になります。意外と相手に、こちらの様子が伝わるものです。しっかり背筋を伸ばして笑顔で対応することを心がけましょう。

電話対応はビジネスマンの基本中の基本です。しっかりと基礎を押さえ、良い印象を与えることを心がけましょう。デキる人は、そういう部分にまで気が配れているものです。この3つのポイントを実践し、周りの人に差をつけていきましょう。

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