1. もう一度確認しておきたい!ビジネスマナーの基本 - 「文章・メールはこう書き、敬語はこう使う」

もう一度確認しておきたい!ビジネスマナーの基本 - 「文章・メールはこう書き、敬語はこう使う」

■もう一度確認しておきたい!ビジネスマナーの基本

文章の書き方

<正的簡平>

正確:正しい文字、言葉遣い、記述、内容
的確:誰にでも、すぐに、ハッキリ
簡素:スッキリと
平易:易しい書き方

<漢字とかなの配分>

絵本:漢字比率10%前後
読み物(小説やエッセイなど):30%
ビジネス文書:40%前後

一般的な大人が「読みやすい」と思うのは、漢字 比率30%〜40%。熟語を使ったり、やさしい言葉に直したり、外国語(カタカナ)を使ったりする。

<文字数>

1つの文は40字〜60字以内。原稿用紙は1行20字詰めで、2行。A4用紙は1行〜2行。一般的な本は1行〜2行、 メール画面も同じ。

メールの書き方

<タイトルに求められるもの>

本文の趣旨、あらまし「見出し」。本文、本題を連想させる「呼び込み」で自分に関係がある話題かどうか選別させる。本文の一部を肩代わりするようなもので優先度、緊急度が分かるようにする。出来るだけ多くの情報を盛り込み、具体的に書くこと。

<画面レイアウト>

1行の文字を増やし過ぎない(1行30文字〜35文字)で箇条書きを使うなど短文を心がける。 句読点で改行し、内容が変わる部分で1行あける。

敬語の使い方

「ご苦労様でした」
 - 目上の人から部下等に向けて使う言葉。」

「〜られますか?」「お世話様です」
 - 立場的に上の人から使う言葉。例えば、タクシーの運転手がお客さんに対して使う。

「すみません」

 - これは口語。

「ご担当者様」

 - 「ご」と「様」が二重に使われている。

<ありがとうございます>

・本当にありがとうございます
・感謝いたします
・感謝の意に絶えません
・助かります
・幸いです

定型文だと感情がなくなり、伝わらない。自分の気持ちに近い言葉を選ぶこと。

<よろしくお願いいたします>

・どうぞよろしくお願いいたします
・ 何卒よろしくお願いいたします
・今後ともどうぞよろしくお願いいたします
・ご確認をよろしくお願いいたします

何でもかんでも「よろしく」ではなく、何をよろしくしてほしいのかを明確にする。

ここで紹介したビジネスマナーの基本を押さえて、自分なりのメールの書き方などを見つけていき、クライアントとしっかり関係を構築できるようにしていきましょう。

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