1. イベントを成功させるために絶対に守らなければいけない9つの約束

イベントを成功させるために絶対に守らなければいけない9つの約束

企画やイベントは日々驚くほど行われています。
今では学生団体が学生だけで企画するものも珍しくなく、大成功を収めているものも少なくありません。
そのような企画は実際どのようにして企画されるのか?

<企画の4つの段階>

1.企画立案段階

2.企画準備段階

3.企画実施段階

4.企画評価段階

まずは自分の企画がどのような段階にいるのか、しっかりと企画責任者は意識して企画を進めましょう。

本日は企画立案段階と企画準備段階に焦点をあてます。

◎企画立案段階
TO DO
1. 企画目的/背景/GOALの設定 
2.企画責任者 メンバーの決定
3.日時・場所の決定
4.コンテンツの決定
5.企画書の作成

1. 企画目的/背景/GOALの設定

目的が企画実施に置いて最も大切。
➡最も綿密に思考し、 議論すべき部分

主観的なものにならないように、
➡誰が見ても納得できるものとすること 。

目的の落とし込み方は2つ
➡理想から策定していく、課題から策定するか 。

GOALは定性的、定量的であること
➡わからなかったら聞いてみる。

2.企画責任者 メンバーの決定

責任者は企画発案者が理想的
➡企画を中心的に進めていく人は責任者
➡誰かに振られたものより、自ら考えたものの方が思い入れも強く、高いモチベーションで挑める。


またメンバーは企画の規模やリソースに応じて臨機応変に対応していく事。
多すぎてもマネジメントできなくなったりする時があるのでバランスが大事です。

3.日時・場所の決定

日時・ハードは目的の次に決める
➡これが決まらないと告知できない、場合によってはコンテンツも決まらない。

イベント開催日は企画書執筆後3ヶ月~ 2ヶ月がベスト
➡余裕を持った企画を対象に合わせて、時間帯・曜日を決める。

※場所はできるだけ良いところで イベントに合った開場の雰囲気も大切、もちろんアクセスの良さも大事。

4.コンテンツの決定

コンテンツは種類にわけると以下のように分けられます。
貴重講演などのセミナー形式
良い点:参加者がいくら多くても質は変わらない
悪い点:インタラクティブさに欠ける

パネルディスカッション
良い点:参加者がいくら多くても質は変わらない
悪い点:コーディネーターの能力で大きな差異が出やすい 

Round Table
良い点:インタラクティブにある程度できる。満足度が高くなりやすい。
悪い点:参加者が多いと難しい。

ワークショップ
良い点:伝えたい内容を体感してもらえる。理解度が高い。
悪い点:運営が非常に難しい

5.企画書の作成

MECEであること
※MECE 漏れなく、だぶりなく

単的にわかりやすく
➡見る側の視点に立って
足りなと思った項目があれば、自分なりに付け足したとしてもok
➡フォーマットを埋める事を目的としない。

企画責任者が企画書を執筆する
➡企画主体者の思いがあってこその企画、 まずは議論したものを最終的に企画書にまとめるのがよい。

◎企画準備段階
TO DO
6.綿密なAction Timelineの作成
7.情報共有、蓄積の徹底
8.外部招聘
9.集客

6.綿密なAction Timelineの作成

ガントチャートを活用してAction Time Lineを管理しよう!

ガントチャート(Gantt chart)とは棒グラフ(英: bar chartまたはbar graph)の一種で、横 棒によって作業の進捗状況を表しプロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用い られる表のことである。

7.情報共有、蓄積の徹底

誰が、何を、いつ、どれだけ、実行したのかを常に把握すること
➡無駄なく迅速に

各媒体を用途に応じて使い分けるべし
➡PC ML: 進捗共有 資料共有  
  LINE   :   上記以外の細かい日常でのやり取り

8.外部招聘

依頼は原則イベント3ヶ月前から
➡常識的には3ヶ月前くらいからアポイントメントを取りましょう。

相手が協力したいと思える提案を
➡こちらの思いを伝えるだけでなく、「何故協力してほしいのか」を説くと良い。

9.集客

集客力を向上させる条件
1.コンテンツが魅力的か
2.適切な告知を行っているか
3.告知日数は十分か

適切な方法×告知日数で勝負は決まる。
集客をするためには何をしなきゃいけないのか, 広報担当者は一工夫をしなければならない。

イベントをこれから企画しようとしている人は是非意識してみて下さい!

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